Politique de confidentialité

Qui est responsable de vos renseignements

Le responsable de la protection des renseignements personnels supervise l’application de cette politique, le traitement des demandes et des plaintes, ainsi que la gestion des incidents de confidentialité.

Responsable : Jimy Anglehart

Fonction : associé et responsable de la protection des renseignements personnels de Ménage Gamma S.E.N.C.

Courriel : support@menagegamma.ca

Téléphone : 450 500-6263

Adresse postale : 1030 rue Marcil, J5W1H8, L’Assomption, Québec, Canada.

Les renseignements que nous recueillons

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires à votre demande et à la prestation des services.

Pour vérifier votre secteur, nous utilisons votre ville et les trois premiers caractères de votre code postal. L’adresse complète est demandée lorsqu’elle devient nécessaire pour la réservation ou les vérifications liées au mandat.

Pour préparer votre estimation et communiquer avec vous, nous recueillons les coordonnées demandées dans le formulaire, notamment votre prénom, votre téléphone, votre courriel et votre préférence de contact. Selon l’étape et le service, nous recueillons aussi votre nom, les pièces choisies, la formule de nettoyage, la fréquence d’entretien, les extras, les contraintes d’accès et les renseignements nécessaires sur l’état des lieux, les hauteurs ou le sous-sol.

Pour organiser et exécuter le service, nous conservons la soumission et les conditions acceptées, les instructions pertinentes, les rendez-vous, les échanges nécessaires, les autorisations et les renseignements de suivi, notamment ceux concernant les crédits fidélité ou de garantie.

Pour la facturation, nous traitons votre identité de facturation, les montants, les factures et les confirmations de transaction. Stripe est notre fournisseur de traitement des paiements par carte. Nous ne conservons aucune carte au dossier et ne procédons à aucun prélèvement automatique du solde d’un Grand Ménage. Ne transmettez pas de numéro de carte par notre formulaire, par courriel ou par texto.

Pour évaluer une demande ou documenter un service, nous pouvons recevoir des photos que vous nous transmettez. Les photos avant/après prises par notre équipe font l’objet du consentement distinct décrit ci-dessous.

Nous recueillons ces renseignements auprès de vous, au moyen du formulaire, de nos échanges par courriel, texto, téléphone ou comptes officiels, ainsi qu’au cours des services. Si une autre personne agit pour vous, nous vérifions son autorisation lorsque nécessaire. Ne nous transmettez pas de renseignements sur des tiers sans leur autorisation ou une autre justification légale.

Pourquoi nous utilisons ces renseignements

Vos renseignements servent à vérifier l’admissibilité de votre demande, calculer et valider le prix, organiser les rendez-vous, exécuter le service, communiquer avec vous, facturer, gérer les crédits et traiter les réclamations, les bris ou les contestations de paiement. Ils servent aussi à respecter nos obligations légales et à protéger les renseignements et les dossiers dont nous avons la responsabilité.

Le choix « SMS » ou « Courriel » dans l’estimateur indique votre préférence pour le suivi de votre demande. Il ne constitue pas une inscription à des communications promotionnelles. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les communiquons pas à des tiers pour leur prospection commerciale.

Les champs nécessaires sont indiqués dans le formulaire. Si un renseignement réellement nécessaire manque, nous vous expliquons les conséquences pour le traitement de votre demande. Nous ne conditionnons pas un service à la communication de renseignements qui ne sont pas nécessaires, sauf dans les cas permis par la loi.

Le fonctionnement de l’estimateur

L’estimateur utilise vos réponses pour vérifier le secteur desservi, appliquer les règles d’admissibilité et calculer les éléments du prix qu’il peut déterminer. Certaines réponses exigent une validation par un associé, notamment pour les situations particulières ou les éléments soumis à une soumission manuelle.

Lorsqu’un résultat d’admissibilité ou une décision vous concernant repose exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels, nous vous l’indiquons au moment pertinent. Vous pouvez demander quels renseignements et principaux facteurs ont servi à cette décision, faire corriger les renseignements inexacts et présenter vos observations à une personne en mesure de réexaminer la décision. Contactez-nous aux coordonnées ci-dessus. Cette démarche ne garantit pas l’acceptation d’un service normalement inadmissible.

Les photographies

Avec votre consentement distinct, notre équipe prend systématiquement des photos avant et après chaque mandat, limitées aux surfaces et aux éléments nécessaires pour documenter le service. Elles servent au contrôle qualité et, lorsque nécessaire, au traitement des réclamations, des bris et des contestations de paiement.

Nous évitons les personnes, les visages, les documents, les écrans, les médicaments, les photos familiales, les codes et les dispositifs de sécurité. Une image accidentelle contenant un élément personnel inutile est supprimée ou recadrée avant son transfert.

Les photos sont transférées vers un stockage centralisé à accès restreint. Les copies des téléphones sont supprimées après confirmation du transfert. Seules les photos pertinentes sont communiquées lorsqu’un dossier le justifie, aux destinataires autorisés décrits dans cette politique.

Aucune publication ni utilisation publicitaire de vos photos n’est autorisée par le consentement au suivi du service. Toute utilisation de cette nature exige votre consentement distinct et explicite.

Les photos ne donnent pas lieu à un rapport automatiquement remis après le ménage. Vous conservez vos droits d’accès aux renseignements qui vous concernent.

Le consentement demeure valable pour les mandats suivants, dans les limites des finalités annoncées, jusqu’à son retrait. Vous pouvez le retirer par écrit, notamment par courriel ou texto. Nous cessons alors les prises de photos pour les mandats futurs et examinons les modalités possibles avec vous avant une nouvelle intervention. Les photos déjà recueillies restent soumises aux règles de conservation et aux droits applicables.

Les codes d’accès à votre domicile

Nous ne demandons aucun code d’accès dans l’estimateur public. Si un code est nécessaire, nous vous le demandons après confirmation de la réservation, par texto, courriel ou lors d’un appel non enregistré.

Son accès est limité aux associés et aux techniciens assignés au mandat. Il est supprimé lorsqu’il change, lorsque vous retirez l’autorisation d’accès ou lorsque la relation de service prend fin. N’inscrivez pas de code, de renseignement bancaire ou de renseignement médical dans les champs de commentaires du formulaire.

Qui peut avoir accès aux renseignements

Au sein de Ménage Gamma, seuls les associés et les personnes expressément autorisées ont accès aux renseignements nécessaires à leurs fonctions. Les techniciens reçoivent uniquement les informations utiles au mandat qui leur est assigné.

Selon le besoin, certains renseignements peuvent être confiés à nos fournisseurs d’hébergement, de stockage, de gestion des demandes, de messagerie, de facturation et de paiement. Leur accès est limité à la réalisation des services confiés et encadré par les protections contractuelles applicables.

Outils utilisés pour le site et les dossiers : Supabase héberge la base de données, Vercel héberge et exécute le site et l'estimateur, Google Workspace assure notre messagerie. Deux outils de mesure facultatifs peuvent s'ajouter si vous les acceptez : Google Analytics 4 pour la fréquentation et Microsoft Clarity pour l'analyse d'utilisation. Ces deux outils sont reliés entre eux : lorsque vous les acceptez, un identifiant technique de session circule de l'un à l'autre, ce qui nous permet de rapprocher un enregistrement d'utilisation des statistiques de la même visite. Stripe traite les paiements par carte.

Lorsqu’une réclamation, un bris ou une contestation le justifie, nous pouvons communiquer les seuls éléments pertinents, y compris certaines photos, à notre assureur, à un professionnel chargé d’évaluer le dommage, à Stripe ou aux intervenants du paiement, à nos conseillers juridiques, ou aux autorités compétentes. Ces communications reposent sur votre consentement ou sur une autorisation légale applicable. Nous ne transmettons pas systématiquement l’ensemble de votre dossier.

Le traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, y compris dans d’autres pays, selon les services utilisés. Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces territoires et à des demandes d’accès légalement autorisées.

Lieux de traitement applicables à nos outils : la base de données est conservée par Supabase à Montréal, au Québec. Vercel exécute le site et l'estimateur depuis un centre de données situé à Montréal, au Québec. Votre requête entre toutefois par un point de présence situé en Virginie, aux États-Unis, qui en assure l'acheminement : vos renseignements y transitent, ils n'y sont pas entreposés. Google Workspace et Stripe traitent aux États-Unis. Les deux outils de mesure facultatifs — Google Analytics 4 et Microsoft Clarity — traitent aux États-Unis et, selon leurs infrastructures, dans d'autres pays; ils ne se chargent que si vous les acceptez. Leur liaison fait en outre circuler un identifiant technique de session entre Microsoft et Google, donc entre deux fournisseurs établis aux États-Unis.

Avant de confier des renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et les protections applicables. La communication doit bénéficier d’une protection adéquate et être encadrée par une entente écrite conforme aux exigences légales. Votre consentement ne remplace pas ces obligations.

Les renseignements techniques et les témoins

Renseignements techniques effectivement traités par le site : à chaque demande envoyée par le formulaire, nous enregistrons la date et l'heure, le type de navigateur utilisé et une empreinte irréversible de votre adresse IP. L'adresse IP elle-même n'est jamais conservée. Ces éléments servent uniquement à limiter les abus du formulaire, et ils sont effacés après trente jours. Notre hébergeur conserve en outre ses propres journaux techniques aux fins de sécurité et de diagnostic, selon ses délais.

Témoins et stockage dans le navigateur : un seul mécanisme est nécessaire au fonctionnement du site. Il enregistre dans votre navigateur le choix que vous faites au sujet des outils facultatifs, pendant douze mois, afin de ne pas vous le redemander à chaque visite. Les outils facultatifs sont Google Analytics 4 (Google, mesure de la fréquentation, témoins conservés jusqu'à treize mois) et Microsoft Clarity (Microsoft, analyse d'utilisation et enregistrement des interactions, témoins conservés jusqu'à un an). L'enregistrement de Microsoft Clarity est masqué : le contenu que vous saisissez dans les champs de l'estimateur n'est pas capté. Les deux outils sont reliés : un identifiant technique de session circule de l'un à l'autre, de sorte qu'un enregistrement d'utilisation peut être rattaché aux statistiques de la même visite. Aucun de ces deux outils ne se charge tant que vous ne l'avez pas accepté, leur liaison pas davantage, et vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment par le lien « Gérer mes choix » au bas de chaque page.

Les fonctions facultatives d’identification, de localisation ou de profilage, lorsqu’elles sont offertes, doivent être activées par votre choix éclairé. Leur refus ne vous empêche pas de demander un service. Vous pouvez également gérer les témoins dans votre navigateur; la désactivation d’un mécanisme nécessaire peut toutefois affecter le fonctionnement de certaines étapes.

Combien de temps nous conservons les renseignements

Les renseignements sont conservés pendant la durée nécessaire aux finalités annoncées et aux obligations applicables, puis détruits de façon sécuritaire.

•Photos avant/après : trois ans suivant le mandat. Si une réclamation, un litige, un bris ou une contestation de paiement est encore actif à l’expiration de ce délai, seules les photos pertinentes sont conservées jusqu’à sa résolution définitive.

•Photos d’évaluation transmises avant une réservation : pendant l’évaluation et, si le service est confirmé, pendant la durée justifiée par le dossier du mandat. Si la demande est abandonnée, elles sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires, sous réserve d’une obligation légale ou d’un dossier actif.

•Demandes, soumissions et échanges : pendant leur traitement et le suivi nécessaire; les éléments utiles à un contrat, à une obligation ou à une contestation suivent la durée applicable à ce dossier. Les renseignements d’une demande sans suite ne sont pas conservés indéfiniment.

•Factures et documents comptables : pendant la durée fiscale légalement applicable.

•Preuves d’acceptation et de consentement : pendant leur période d’utilité, y compris pour démontrer les autorisations applicables à un mandat ou traiter un dossier actif. Elles comprennent la date et la version du texte accepté.

•Codes d’accès : jusqu’à leur remplacement, au retrait de votre autorisation ou à la fin de la relation de service.

La sécurité et les incidents

Nous appliquons des mesures organisationnelles et techniques adaptées à la sensibilité des renseignements : accès restreints, stockage centralisé protégé, transfert contrôlé des photos et suppression des copies devenues inutiles. Le responsable supervise ces mesures et leur application par les personnes autorisées.

Toute perte, communication erronée, utilisation ou consultation non autorisée est évaluée et inscrite au registre des incidents. Nous prenons les mesures nécessaires pour limiter les conséquences et prévenir une répétition. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées avec diligence, conformément à la loi.

Vos droits et vos demandes

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements que nous détenons sur vous, en obtenir une copie et faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques. Vous pouvez aussi retirer un consentement à leur utilisation ou à leur communication, et demander leur suppression lorsque leur collecte ou leur conservation n’est pas autorisée.

Lorsque les conditions légales sont remplies, vous pouvez demander que les renseignements informatisés recueillis auprès de vous soient transmis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à vous-même ou à un destinataire autorisé par la loi.

Adressez votre demande par écrit à support@menagegamma.ca en précisant les renseignements visés. Nous vérifions votre identité de façon proportionnée avant de transmettre des renseignements. Nous répondons aux demandes d’accès ou de rectification dans les 30 jours de leur réception. Un refus est motivé et accompagné des renseignements sur les recours applicables.

Un retrait de consentement n’entraîne pas nécessairement la destruction immédiate de renseignements dont la conservation reste légalement requise ou justifiée. Nous vous expliquons les limites applicables et les conséquences concrètes pour les services futurs.

Vous pouvez nous adresser une plainte sur la protection de vos renseignements et exercer vos recours auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Les modifications de cette politique

La date de mise à jour figure en haut de cette page. Nous rendons les modifications accessibles sur le site et signalons les changements importants par un moyen approprié. Une modification de cette politique ne vaut pas consentement à une nouvelle utilisation de vos renseignements lorsque la loi exige votre consentement.